Comment
gérer un projet collaboratif ?

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aux outils

La gestion du projet par le groupe nécessite un fonctionnement bien établi. Le recours à différents outils de communication, d’organisation, de partage est souvent nécessaire. Des activités récréatives pour souder le collectif seront aussi souhaitables afin d’être capable de franchir plus sereinement et plus solidairement les obstacles !

Le fonctionnement du groupe

Pour que le projet puisse avancer de façon satisfaisante, il convient d’organiser le travail. Cela passe par l’établissement de règles de fonctionnement représentatives des valeurs portées par le projet.

  • Modalités du partage de l’information au sein du groupe et avec les partenaires
  • Modes de prises de décision et transparence
  • Implication de chacun à sa juste mesure en partant de ce qu’il aime, sait faire, souhaite apprendre
  • Se fixer un calendrier pour l’avancement du projet

Structurer les réunions

Les espaces de réunions sont indispensables : informer, se répartir les tâches, définir les priorités, débloquer les
situations...les enjeux sont multiples. Pour que les réunions soient réussies, cela demande de la préparation et en
particulier d’être clair sur les objectifs, le format et les
participants. L’animation est plus facile si elle suit un cadre dans lequel plusieurs rôles peuvent être distribués.

  • L’animateur régule les échanges et fait respecter les règles de dialogue
  • Le gardien du temps veille à ce que les temps prévus pour les échanges soient respectés
  • Le secrétaire et rapporteur prend note de ce qui est dit, des décisions et des prochaines étapes

Prendre des décisions

En dehors des cadres formels auxquels nous sommes plus habitués et qui sont régis par des prises de décision au vote par voie majoritaire, il existe d’autres manières de prendre des décisions, de la décision unilatérale au consensus du groupe. Il est important de s’accorder sur un mode de prise de décision pour chacune des décisions à prendre.

Est-ce la recherche de la satisfaction de tous ou la nécessité de faire avancer le projet qui compte le plus ? Pour prendre une décision éclairée, il est également important que toutes les personnes disposent bien de l’ensemble des informations pour décider en toute connaissance de cause. Si ce n’est pas le cas, la décision peut être reportée à un autre moment afin de trouver les informations manquantes...

Dans la durée...

Un projet participatif ne mobilise pas de la même façon à ses différentes étapes et chacun, à un moment donné, peut se retrouver dans une posture plus ou moins active ou passive. Mais il faut l’énergie de tous pour réaliser et surtout pour perdurer.

Développer la qualité des relations entre les personnes grâce à des moments conviviaux lors desquels les personnes peuvent nouer des relations de confiance, nouer des affinités en dehors ou en lien avec l’objectif commun du projet.

Prendre soin du collectif, se donner le temps d’évaluer ce qui a été fait, célébrer les réussites, innover, rester à l’affût de nouvelles opportunités à développer, voici des pistes pour rester sur la voie du “faire ensemble”.

L'essentiel à retenir

  • Créer des outils de communication et d’organisation appropriés par tous
  • La bonne modération du groupe, la capacité de ce dernier à prendre des décisions et à gérer de manière constructive les conflits entre ses membres est une garantie de réussite du projet